Checklist là gì? Đây là cụm từ được dùng khá rộng rãi hiện nay ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Ngày nào chúng ta cũng phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau, lúc nào bạn cũng luôn thấy thời gian không đủ cho công việc, công việc thường bị dồn lại làm cho bạn cảm thấy bị căng thẳng? Đó là lí do tại sao mà người ta sử dụng checklist. Hãy cùng Chuyển Nhà Viet Moving tìm hiểu về khái niệm checklist và mẫu checklist công việc hàng ngày trong bài viết này nhé!
Checklist là gì?
Checklist là gì? Hãy cùng tìm hiểu nhé!
- Checklist công việc là một dạng văn bản được trình bày dưới dạng một danh sách cụ thể, liệt kê và theo dõi tất cả công việc và tiến độ hoàn thành để đạt được những mục tiêu đã được đặt ra. Checklist giúp cho có thể thực hiện hết tất cả công việc đầy đủ mà không sợ bị bỏ sót và kiểm soát được tiến trình công việc từ lớn tới nhỏ.
- Checklist công việc là một trong những chức năng quan trọng mà những nhà quản lý, người thực hiện công việc nên sử dụng để theo dõi tất cả quá trình thực hiện công việc. Checklick sẽ giúp bạn kiểm soát được tiến độ công việc, giúp cho công việc không bị dồn lại làm cho bạn cảm thấy căng thẳng và áp lực.
- Checklist thường được hiển thị dưới dạng danh sách với những hộp kiểm nhỏ ở phía bên trái của trang. Một dấu tích nhỏ hoặc dấu kiểm được đánh vào trong hộp sau khi các công việc được làm xong.
Mục đích của checklist công việc là gì?
Không phải tự nhiên mà những mẫu checklist công việc lại được nhiều người sử dụng mà vì mục đích của nó đem lại cho người dùng, vậy mục đích của checklist là gì?
- Đối với những nhà quản lý khi dùng bảng checklist công việc thì có thể đánh giá được tổng quan tất cả công việc của các bộ phận, phòng ban, nhân viên một cách cụ thể nhất. Qua đó giúp họ phát hiện ra những sai sót từ một công việc, bộ phận và đưa ra những giải pháp nhanh chóng. Họ cũng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi quản lý và hoàn thành tất cả công việc nhanh nhất có thể nhờ bảng checklist công việc.
- Đối với những người làm việc trong một bộ phận thì bảng checklist mẫu công việc sẽ giúp họ sắp xếp công việc một cách rõ ràng, cụ thể và dễ dàng ghi nhớ và làm việc theo đúng tiến độ. Từ đó họ có thể thực hiện nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả nhất.
- Đối với cá nhân khi sử dụng bảng checklist công việc thì có thể giúp họ tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức, tránh được vấn đề bỏ sót các công việc cần làm trong ngày. Dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ một cách suôn sẻ.
Ưu điểm khi sử dụng bảng checklist công việc
Sắp xếp các công việc nhanh chóng và khoa học
Khi sử dụng bảng checklist công việc hằng ngày, những công việc cần làm sẽ được vạch sẵn nên người thực hiện công việc sẽ không bị loạn, lúng túng. Tiết kiệm được thời gian và làm theo từng danh mục chi tiết được lập ra. Ngoài ra, khi nhìn vào checklist công việc đã rõ ràng cụ thể thì người làm sẽ tự chủ động và điều chỉnh được thời gian để thực hiện các công việc theo đúng mục tiêu đã đặt ra một cách nhanh chóng nhất.
Mang lại hiệu quả cao
Nhờ sử dụng checklist công việc nên mỗi cá nhân thực hiện luôn luôn mong muốn mình sẽ hoàn thành các công việc một cách nhanh chóng nhất và không bị sót bất kỳ một nhiệm vụ nào. Điều này sẽ làm cho công việc đã lên kế hoạch trở nên cực kỳ hiệu quả.
Làm việc một cách chuyên nghiệp
Những công việc đã được trình bày chi tiết ngay từ lúc bắt đầu dù làm việc một mình hay quản lý nhiều người cũng có thể kiểm soát được khối lượng công việc lớn và thời gian thực hiện. Mỗi cá nhân sẽ tự biết được mình cần phải làm công việc nào và tự phân chia một cách phù hợp. Từ đó giúp nâng cao chất lượng của công việc một cách chuyên nghiệp và khoa học hơn.
Nắm bắt được tiến độ của công việc
Nhờ có bảng checklist công việc, bạn có thể theo dõi được tiến độ hoàn thành công việc một cách dễ dàng nhất. Biết được tất cả công việc đã được hoàn thành đến đâu so với mục tiêu đã đặt ra trước đó.
Ứng dụng của bảng checklist vào một số ngành nghề
Ngày nay các mẫu checklist công việc được rất nhiều doanh nghiệp, nhiều nhà quản lý sử dụng phổ biến. Thông qua checklist sẽ giúp họ có thể quản lý các bộ phận dễ dàng, đảm bảo tất cả các công việc sẽ được hoàn thành một cách hiệu quả nhất.
Bảng Checklist được sử dụng rất phổ biến trong nhiều ngành nghề như:
- Bảng checklist được sử dụng trong các vụ kiện dân sự để đối phó với sự khó khăn của phát hiện và chuyển động thực hành.
- Danh sách kiểm tra trước chuyến bay và hỗ trợ an toàn hàng không để chắc chắn các công việc quan trọng không bị bỏ sót.
- Được nhiều nhà đầu tư sử dụng như một phần cần thiết khi đầu tư trong lĩnh vực xây dựng.
- Nhiều khách sạn, nhà hàng có thể kiểm soát được tất cả các công việc cần làm trong ngày, đồng thời kiểm soát được thời gian hoàn thành công việc, tránh tình trạng công việc bị dồn lại hoặc bỏ sót quá nhiều công việc làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc chung.
- Bảng Checklist được sử dụng để đảm bảo chất lượng của công nghệ phần mềm, để kiểm tra tuân thủ các quy trình làm việc, tiêu chuẩn hóa mã và tránh được các lỗi. Bảng checklist áp dụng trong công nghiệp vào các thủ tục hoạt động.
- Bảng checklist được sử dụng để giúp giảm nhẹ khiếu nại về các sơ suất trong yêu cầu trách nhiệm công cộng thông qua việc cho thấy bằng chứng về hệ thống làm việc rủi ro đang được sử dụng.
- Được xem như là một công cụ phổ biến để theo dõi các bộ sưu tập thẻ thể thao. Được chèn ngẫu nhiên trong các gói, thẻ mục kiểm tra cung cấp thông tin chi tiết về nội dung của các bộ thẻ thể thao.
- Checklist được dùng trong nghề lặn được sử dụng để kiểm tra, chuẩn bị dụng cụ cho một cuộc lặn và để chắc chắn rằng thợ lặn và các hệ thống hỗ trợ thở được chuẩn bị đầy đủ trước khi họ lặn xuống nước.
Một số mẹo khi tạo mẫu checklist công việc hiệu quả
Bảng checklist công việc được sử dụng trong mỗi ngành nghề với mỗi vị trí khác nhau. Để có thể tạo được một bảng checklist hiệu quả thì bạn nên dựa vào tính chất công việc của mình, tiêu chuẩn van phòng làm việc, bảng mô tả và các mục tiêu công việc mà mình cần làm để soạn thảo một mẫu checklist công việc hiệu quả nhất. Dưới đây là một số mẹo nhỏ giúp bạn tạo một checklist đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả:
- Rõ ràng và ngắn gọn: Có rất nhiều nhiệm vụ tại nơi làm việc mà nếu chỉ được liệt kê một cách chung chung, chúng có thể bị bỏ qua. Để có thể đạt được các mục tiêu lớn một cách nhanh chóng, bạn nên chia chúng thành các thành phần nhỏ nhất, cụ thể nhất và kỹ lưỡng nhất.
- Dựa vào thực tế: Bạn muốn làm một việc gì đó và sau đó đặt ra rất nhiều nhiệm vụ rồi không hoàn thành được việc gì hết? Khi tạo một checklist cần làm hàng ngày, hãy tránh làm điều này. Với sự phấn khích ban đầu, chúng ta thường cố gắng liệt kê những mục tiêu không thể thực hiện được. Để hoàn thành tốt nhất, hãy căn cứ vào thực tế để làm cho danh sách công việc ngắn gọn và thực tế hơn.
- Đơn giản tiếp cận mọi lúc mọi nơi: Để mang lại sự tiện lợi bạn nên tạo bảng checklist công việc cần làm trong một cuốn sổ tay nhỏ hoặc trong điện thoại của mình nhưng điều cần chú ý là cần giữ chúng ở bên cạnh bạn suốt cả ngày. Nếu bạn không thể thêm mục, chỉnh sửa hoặc đánh dấu một công việc đã hoàn thành khi cần thì danh sách đó sẽ không mang lại lợi ích gì cho bạn.
Với những thông tin mà Chuyển Nhà Viet Moving chia sẻ về checklist là gì? Hy vọng sẽ giúp bạn có thể tự tạo cho mình một bảng checklist công việc ngay hôm nay để hoàn thành tất cả công việc một cách hiệu quả nhất. Chúc bạn sẽ áp dụng bảng checklist vào công việc của mình và đạt được hiệu quả cao nhé!
>>> Xem thêm: Những Lưu Ý Khi Vận Chuyển Hạt Giống Nông Sản An Toàn
Những câu hỏi thường gặp
⭐⭐⭐Bảng checklist công việc là gì?
Checklist công việc là một dạng văn bản được trình bày dưới dạng một danh sách cụ thể, liệt kê và theo dõi tất cả công việc và tiến độ hoàn thành để đạt được những mục tiêu đã được đặt ra. Checklist giúp cho có thể thực hiện hết tất cả công việc đầy đủ mà không sợ bị bỏ sót và kiểm soát được tiến trình công việc từ lớn tới nhỏ.
⭐⭐⭐Checklist có những ưu điểm gì?
Khi sử dụng bảng checklist công việc sẽ có các ưu điểm như: sắp xếp các công việc nhanh chóng và khoa học, mang lại hiệu quả cao, làm việc một cách chuyên nghiệp, nắm bắt được tiến độ của công việc.
