Văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo có hợp pháp không? Đây là một trong những vấn đề mà nhiều chủ doanh nghiệp vẫn còn đang thắc mắc. Họ lo lắng liệu văn phòng ảo có trái quy định của pháp luật hay không khi việc kih doanh không thể thực hiện trực tiếp tại văn phòng đã được đăng ký với cơ quan nhà nước. Trong bài viết dưới đây, Chuyển Nhà Viet Moving sẽ giải đáp những thắc mắc trên của các bạn về văn phòng ảo. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là một khái niệm không có quy định ở trong văn bản của pháp luật mà thuật ngữ này được phát sinh trong thực tế. Bởi vì chủ của doanh nghiệp không phải là chủ sỡ hữu văn phòng nên được gọi là văn phòng ảo. Chủ dịch vụ cho rất nhiều doanh nghiệp thuê một văn phòng để làm trụ sở kinh doanh của doanh nghiệp (chỉ cần tránh được sự trùng lặp thời gian của những chủ doanh nghiệp đến thuê).

Văn phòng ảo có tên tiếng anh là Virtual Office. Đây là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó tất cả các thông tin giao dịch đều sẽ được chuyển hướng đến trụ sở chính. Người dùng văn phòng ảo được phép sử dụng những tiện ích như một văn phòng cố định như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại liên hệ, số fax, phòng tiếp khách,….

Đối với những doanh nghiệp/ tư nhân mới bắt đầu xây dựng kinh doanh thì ở trong thị trường cạnh tranh vô cùng cam go, khắc nghiệt này, họ bắt buộc phải giảm thiểu rất nhiều chi phí thì mới có thể thu về lợi nhuận và tiếp tục hoạt động được. Tuy nhiên, các doanh nghiệp/tư nhân này lúc mới kinh doanh thì vẫn chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng cố định, dài hạn.

Trong thực tiễn ngày nay đặt ra rất nhiều trường hợp với mục đích để tiết kiệm chi phí, tuy nhiên vẫn tồn tại một không gian văn phòng nhằm phục vụ cho các công việc đàm phán, kí kết hợp đồng trong kinh doanh khi cần thiết, tùy theo quy mô và lĩnh vực kinh doanh mà các chủ doanh nghiệp sẽ thuê văn phòng ảo để đăng ký sử dụng làm trụ sở chính hay thuê một văn phòng cố định. Trong khi đó thì những công việc kinh doanh văn phòng lại được thực hiện ở một nơi khác. Giải pháp văn phòng ảo cần phải được xem xét để xác định văn phòng ảo có hợp pháp không?

Lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo

Khi sử dụng văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ có những lợi ích như sau:

Doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để kinh doanh thì có thể giúp tiết kiệm được chi phí, nếu thuê văn phòng cố định, dài hạn thì sẽ tốn tới 8-10 triệu đồng một tháng, còn chưa kể tới việc phải tìm mặt bằng, đầu tư các trang thiết bị. Trong khi đó văn phòng ảo doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra chi phí khoảng 2 đến 3 triệu mỗi tháng là đã có một cơ sở hiện đại, tạo được uy tín cho công ty.
Văn phòng ảo đã được trang bị đầy đủ những trang thiết bị như bàn ghế, máy lạnh, máy nước nóng, điện nước, wifi, tủ, số fax riêng,…
Giảm thiểu bộ máy kinh doanh cho doanh nghiệp: việc tinh giản đội ngũ nhân viên giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí, không cần phải thuê nhân viên làm việc 24/24, chỉ cần thanh toán những khoản phí với các hoạt động nhất định.
Vị trí của các văn phòng ảo thường sẽ nằm ở trung tâm nên rất thuận lợi cho việc giao dịch với khách hàng.
Thông tin tài liệu sẽ được bảo mật tuyệt đối.
Doanh nghiệp có thể yên tâm thuê văn phòng lâu dài bởi địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ có tính ổn định rất cao.

Những rủi ro khi thuê văn phòng ảo giá rẻ

Nếu doanh nghiệp thuê phải những văn phòng ảo giá rẻ thì sẽ có thể gặp phải những rủi ro như:

Doanh nghiệp sẽ bị thụ động trong vấn đề hẹn gặp khách hàng, doanh nghiệp phải liên hệ và hẹn trước với khách hàng cũng như bên văn phòng ảo để tiện cho việc tiếp khách.
Do số fax, số điện thoại liên hệ để bên văn phòng ảo nên khi khách hàng gọi tới sẽ khá bất tiện cho công ty.
Có thể gặp phải những vấn đề vướng mắc do việc đăng ký kinh doanh thường được xử lý không triệt để.
Thuê phải những địa chỉ không đáng tin cậy có thể gặp khó khăn khi yêu cầu các dịch vụ khác.

Thuê văn phòng ảo có hợp pháp không?

Văn phòng ảo có hợp pháp không? Theo điều 43 của bộ Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là nơi liên lạc của doanh nghiệp trên đất nước Việt Nam, có địa chỉ được xác định bao gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại liên hệ, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Vì thế, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thuê văn phòng ảo để làm trụ sở cho công ty. Mặc dù pháp luật không cấm nhưng vẫn có các doanh nghiệp sử dụng mô hình này để làm những điều trái với các quy định của pháp luật do một công ty sẽ phải chịu rất nhiều quy định như thuế, thương mại,… Các doanh nghiệp cũng cần phải lưu ý những điều này để việc kinh doanh được tiến triển thuận lợi. Vấn đề quan trọng hơn chính là quản lý con người chứ không phải là trụ sở.

Kinh nghiệm khi thuê văn phòng ảo

Hãy nói rõ những yêu cầu mong muốn với người kinh doanh cho thuê văn phòng ảo một cách cụ thể và chi tiết nhất, như giá thuê sẽ bao gồm những gì, bạn sẽ thanh toán như thế nào, văn phòng ảo cần những gì, không được sử dụng dịch vụ gì, chỗ cho thuê có chỗ để xe dành cho khách hàng hay không, phòng có đầy đủ tiện nghi, mạng không, phải trả thêm khoản chi phí nào không,…

Việc thuê văn phòng ảo để kinh doanh cần phải tuân thủ những nguyên tắc từ phía bên cho thuê nên hãy chắc chắc rằng những gì họ đưa ra sẽ không làm ảnh hưởng tới công ty và có thể chấp nhận được, hoặc xem đó là động lực để phát triển công ty.

Thuê văn phòng ảo vẫn chưa có quy định rõ ràng, vì thế bạn nên lựa chọn địa điểm uy tín để gửi gắm, đó là những doanh nghiệp lâu năm, đáng tin cậy trên thị trường. Khi đăng ký dịch vụ thuê văn phòng ảo, dù đó chỉ là địa chỉ gián tiếp nhưng tất cả những thông tin về doanh nghiệp của bạn phải là thật, vậy nên bạn cần phải thực hiện đúng theo những quy định của pháp luật.

Trên đây là những giải đáp về văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo có hợp pháp không và những điều cần thiết khi thuê văn phòng ảo mà Chuyển Nhà Viet Moving muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn tìm được cho mình một văn phòng ảo uy tín và chất lượng. Nếu bạn có nhu cầu thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư và và hỗ trợ nhanh nhất nhé!

>>> Xem thêm: [Chia Sẻ] Kinh Nghiệm Chuyển Văn Phòng Trọn Gói Lần Đầu Tiên

Những câu hỏi thường gặp

⭐⭐⭐Dịch vụ thuê văn phòng ảo là gì?

⭐⭐⭐Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Theo điều 43 của bộ Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là nơi liên lạc của doanh nghiệp trên đất nước Việt Nam, có địa chỉ được xác định bao gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại liên hệ, số fax và thư điện tử (nếu có)”. Vì thế, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thuê văn phòng ảo để làm trụ sở cho công ty.

5/5 - (7 bình chọn)

Kiến Thức Chuyển Nhà

Văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo có hợp pháp không?