Công việc quản lý kho của bạn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn biết cách quản lý hàng hóa bằng excel. Excel là công cụ quản lý kho hữu ích mà cửa hàng nào cũng nên biết. Chương trình ứng dụng này không chỉ đơn giản, tiện lợi mà còn miễn phí. Hãy xem bài viết sau của Chuyển Nhà Viet Moving để biết thông tin về cách sử dụng Excel để quản lý hàng tồn kho.
Tại sao cần quản lý hàng hóa bằng excel?
Kho hàng cho phép các công ty thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập, chuyển kho, quản lý hàng tồn kho, kiểm soát hàng tồn kho và theo dõi lịch sử xuất nhập đầy đủ của kho. Đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nào, đây là nhiệm vụ khó khăn nhất.
Quản lý hàng hóa bằng excel là một phương pháp thực hiện các nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho như xuất nhập kho, báo cáo,…. Mỗi hoạt động quản lý đều có hiệu quả và lợi ích riêng. Nếu chủ doanh nghiệp làm tốt trong việc quản lý hàng tồn kho, họ sẽ biết chính xác số lượng mặt hàng mà mình nên hạn chế nhập khẩu đồng thời biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu.
Tương tự như vậy, file excel quản lý bán hàng sẽ hỗ trợ bạn quản lý và tính toán nhanh chóng tổng số lượng hàng hóa xuất, nhập. Với file excel quản lý bán hàng, các chủ cửa hàng có thể kiểm tra tốc độ bán hàng của cửa hàng mình bất cứ lúc nào.
Ưu điểm của quản lý hàng hóa bằng Excel
- Lợi ích đáng kể nhất khi quản lý hàng hóa bằng excel là nó miễn phí. Bạn sẽ không phải tốn bất kỳ chi phí nào nếu sử dụng Excel để tạo một tệp quản lý kho hàng và bán hàng đơn giản.
- Bạn có thể bắt đầu tạo tệp quản lý hàng tồn kho ngay sau khi máy tính của bạn được cài đặt Microsoft Office.
- Excel cho phép bạn tạo nhiều loại báo cáo và chỉ số cho các mục tiêu quản lý. Bạn bị giới hạn bởi các tính năng mà công ty / chuyên gia phần mềm thiết kế sẵn chứ không giống như phần mềm tạo sẵn.
- Bạn có thể trực tiếp thay đổi cơ sở dữ liệu để sửa các giao dịch xuất nhập, thông tin hàng hóa, khách hàng, v.v. Ngoài ra, bạn có thể tạo các báo cáo bổ sung dựa trên nhu cầu hiện tại của mình.
- Có thể được chia sẻ bởi một số lượng lớn người. Tuy nhiên, câu lệnh này chỉ áp dụng cho các tệp excel bán hàng đơn giản được tạo bằng các công thức. Để sử dụng tính năng này, bạn cần có Google Trang tính.
Nhược điểm của quản lý hàng hóa bằng Excel
- Không có bảo mật và bảo mật dữ liệu không đầy đủ là nhược điểm của quản lý hàng hóa bằng Excel. Tất cả dữ liệu được lưu trên một máy tính duy nhất vì đây là phần mềm ngoại tuyến. Do đó, nếu chẳng may máy tính bị hỏng hoặc bị nhiễm virus, dữ liệu sẽ có nguy cơ bị mất hoàn toàn.
- Các hàm của Excel rất phức tạp, do đó người dùng phải hiểu đầy đủ về chúng trước khi có thể sử dụng chúng một cách hiệu quả. Đây là một hạn chế đáng kể vì không phải tất cả các tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, đều có nhân viên có trình độ.
- Excel không đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp cần một công cụ hỗ trợ linh hoạt trong việc thống kê để đánh giá dữ liệu ngay cả khi lượng mặt hàng quá lớn và mẫu mã quá đa dạng.
- Nếu công ty có thiết bị ngoại vi quản lý hàng tồn kho, Excel sẽ không thể kết nối với chúng.
Các bước quản lý kho bằng Excel
Tạo lập file dữ liệu kho hàng và tiến hành nhập liệu
- Bước 1: Mở một file excel mới
- Bước 2: Tạo 5 sheet mới và sửa lại tên của từng sheet với các tiêu đề sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
- Bước 3: Nhập dữ liệu cho từng sheet
Với sheet NHAP
- Bạn cần nhập các thông tin sau vào sheet NHAP: Ngày tháng, Mã hàng hóa, Tên hàng, ĐVT, Số lượng nhập hàng, Đơn giá hàng, Thành Tiền, người cung cấp.
- Có thể bổ sung thêm quản lý hàng hóa bằng Excel : Số chứng từ, mã nhà cung cấp, số điện thoại, địa chỉ của nhà cung cấp, ghi chú.
Với sheet XUAT
- Các thông tin bạn cần phải nhập: Ngày tháng, mã hàng, tên hàng, ĐVT, số lượng bán hàng, đơn giá bán, doanh thu bán hàng, giá vốn, tên khách hàng.
- Có thể bổ sung thêm: Số chứng từ, mã khách hàng, số điện thoại, địa chỉ của khách hàng, ghi chú.
Với sheet DANH MUC
- Đây là một mục quan trọng của bất kỳ ứng dụng hoặc phần mềm nào.
- Thông tin chung về hàng hóa sẽ được ghi tại đây như mã hàng, tên hàng,….
- Khi xuất nhập chỉ cần nhập mã hàng, phần còn lại của dữ liệu sẽ được hiển thị tự động.
Với sheet BAO CAO
- Trong hầu hết các trường hợp, chúng ta chỉ cần ghi báo cáo bán hàng, nhập xuất hàng tồn.
- Tên sản phẩm, số lượng bán hàng và doanh thu là bắt buộc cho một báo cáo bán hàng.
- Tên hàng hóa, hàng tồn kho đầu, nhập, xuất và tồn kho cuối là các phần cần báo cáo nhập xuất tồn.
Sử dụng công thức để tính toán số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho
Nhiều cá nhân cho rằng để quản lý hàng hóa bằng Excel thì phải thành thạo Excel. Hoặc bạn sẽ phải học rất nhiều hàm Excel và thành thạo tất cả chúng ….Tuy nhiên, đó không phải hoàn toàn là như thế. Trên thực tế, chúng ta có thể hoàn thành phần lớn các yêu cầu của công việc bằng các phương pháp Excel phổ biến. Bạn chỉ cần biết ba hàm sau để có một tệp excel quản lý kho và bán hàng đơn giản:
- Vlookup: là một hàm tìm kiếm theo cột.
- Sumif (s): Đây là một hàm vô cùng quan trọng và cần thiết.
- Iferror: Hàm này có thể được sử dụng hoặc không, nhưng bạn nên dùng nó. Vì khi sử dụng hàm vlookup sẽ đến hàng nghìn dòng trong khi điền mã.
Bài viết trên đã cung cấp cho bạn những kiến thức quan trọng về cách quản lý hàng hóa bằng Excel một cách đơn giản và tiết kiệm chi phí. Các chủ cửa hàng có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng như một giải pháp thay thế chấp nhận được cho tệp excel quản lý kho để giảm thiểu các nhược điểm. Hy vọng những thông tin được cung cấp trên đây của Chuyển Nhà Viet Moving sẽ hỗ trợ bạn có được phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả và tiện lợi.
Xem thêm: Những điều cấm kỵ khi mua chung cư mà bạn nên biết
