[Chia sẻ] Đâu là các yếu tố lựa chọn kho hàng tốt nhất?

Bạn đang có nhu cầu cần mở rộng diện tích kho, tìm thuê kho bãi và băn khoăn trong công việc lựa chọn thuê kho để có thể chứa hàng. Lên mạng nhờ Google để hỗ trợ thì thấy hàng tá những thông tin “cho thuê kho bãi giá rẻ, kho bãi giá cả cạnh tranh và kho bãi thuê linh hoạt và đa dạng diện tích, …”. Vậy đâu là điểm cần phải lưu tâm khi lựa chọn các đối tác cung cấp dịch vụ cho thuê kho hàng, kho xưởng. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn các yếu tố lựa chọn kho hàng khi đi thuê kho.

1. Có hệ thống kệ lưu trữ hồ sơ để cất giữ tài liệu.

Đây có thể coi là yếu tố thuê kho hàng đầu tiên và vô cùng quan trọng của một kho quản lý và lưu trữ hồ sơ. Khối lượng hồ sơ cần phải lưu trữ của một công ty, giấy tờ luôn tăng lên theo năm tháng, gồm nhiều loại hồ sơ khác nhau. Những kệ lưu trữ hồ sơ đặc thù với từng loại tài liệu sẽ giúp việc bảo lưu một cách dễ dàng và đồng thời tiết kiệm về chi phí và diện tích kho lưu.

Hệ thống kệ lưu trữ ở kho lưu cần phải được kiểm tra và bảo trì định kỳ và yếu tố này không phải kho lưu giữ nào cũng làm được.

2. Hệ thống kiểm soát cháy nổ, nhiệt độ và độ ẩm ở trong kho

Đối với những tài liệu lưu giữ đa phần là các hồ sơ quan trọng, mang tính chất pháp lý và có thể tái sử dụng lại khi cần thiết. Chắc chắn các bạn sẽ không hài lòng chút nào khi nhận trên tay một bộ hợp đồng bị rách nát, nấm mốc hay ẩm ướt và mờ chữ…

Để có thể tránh tình trạng này sảy ra, hãy tìm cho mình một kho hàng lưu trữ hiện đại, có hệ thống kiểm soát cháy nổ hoạt động hiệu quả, những thông số về nhiệt độ, độ ẩm được kiểm tra kỹ lưỡng và định kỳ. Kho bãi không bị ảnh hưởng bởi thời tiết, không bị ngập nước và được phun trùng định kỳ …

3. Bảo mật hoàn toàn.

Đừng hỏi tại sao ngân hàng Thụy Sĩ “giữ chân” được nhiều nhà tài phiệt? Tất nhiên là vì chính sách bảo mật tuyệt vời của họ.

Hãy lựa chọn một kho hàng lưu trữ uy tín, đáng tin cậy, bảo vệ 24/7 với chính sách bảo mật hiệu quả để bạn gửi gắm các tài liệu hay hồ sơ mật của mình vào. Tin chắc rằng đây chính là một trong các yếu tố bạn cần tìm ở một kho lưu trữ.

Xem thêm: [Chia sẻ] Kinh nghiệm thuê kho bãi, nhà xưởng hiện nay

4. Dịch vụ giao nhận hồ sơ mỗi ngày.

Đối với những hồ sơ tài liệu lưu trữ đặc thù sẽ phục vụ cho công việc hàng ngày, bạn nên tìm đến những kho lưu trữ có dịch vụ giao nhận hồ sơ mỗi ngày. Đây chính là giải pháp hiệu quả giúp cho bạn giải quyết bài toán tiết kiệm về thời gian và nhân sự cũng như các chi phí đi lại. Hãy thử tưởng tượng giữa thời tiết nóng bức, kẹt xe, công việc lại bận rộn, bạn chỉ cần ngồi tại văn phòng làm việc, nhấc máy gọi và ít phút sau bạn có tập tài liệu mình cần ở trên tay ?

5. Có phần mềm mã hóa thuận tiện cho việc kiểm kê và lập hóa đơn.

Trong số những loại tài liệu lưu trữ thì các hồ sơ liên quan tới hóa đơn, chứng từ thường được lưu trữ nhiều nhất và sẽ rất khó nếu như không có phương pháp quản lý hiệu quả. Giải pháp đặt ra khi bạn cần tìm ở một kho hàng lưu trữ cho trường hợp này chính là nơi có phần mềm mã hóa tạo thuận tiện cho những công việc phát sinh định kỳ hàng như kiểm kê và lập hóa đơn.

6. Dịch vụ hủy hồ sơ hết hạn lưu trữ

Thời gian lưu trữ kéo dài thì đồng nghĩa với việc khối lượng hồ sơ lưu trữ tăng lên rất nhiều và thời gian lưu trữ một số loại hồ sơ cũng sẽ hết hạn. Để không lãng phí về diện tích và dễ dàng trong quá trình để quản lý, hãy tìm đến các kho lưu trữ cung cấp luôn cho bạn dịch vụ hủy hồ sơ khi hết hạn. Bạn sẽ không phải đau đầu suy nghĩ xem nên mang chỗ giấy tờ này tại đâu để đốt mà sẽ không bị ảnh hưởng đến môi trường. Đối với các kho hàng lưu trữ chuyên nghiệp, họ có hẳn ngay một lưu trình tiêu hủy hồ sơ đúng với quy định. Đừng mệt đầu vì các chuyện như thế này, hãy để cho họ giúp bạn!

7. Đội ngũ tư vấn nhiệt tình, đề xuất giải pháp theo yêu cầu của khách hàng.

Tất nhiên, đội ngũ tư vấn nhiệt tình, đề xuất giải pháp theo yêu cầu của khách hàng là một trong các yếu tố bạn cần tìm ở một kho hàng lưu trữ. Chi phí là do bạn bỏ ra, và bạn có quyền thụ hưởng những chính sách phục vụ và chất lượng dịch vụ tốt nhất.

Trên đây là các yếu tố lựa chọn kho hàng mà VietMoving chia sẻ qua bài viết ở trên. Hy vọng bạn sẽ chọn được một kho hàng lưu trữ đúng theo như cầu của công ty mình nhé!

Bạn có thể tham khảo thêm: Mách Bạn Phương Thức Di Dời Nhà Máy – Kho Xưởng Dễ Dàng Nhất