[Chia sẽ] Vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì hợp pháp

Trong suốt cả quá trình mua bán thì việc thực hiện vận chuyển hàng hóa là một điều tất yếu sẽ phát sinh. Và để đảm bảo trong suốt quá trình vận chuyển được diễn ra một cách suôn sẻ nhất thì cần chuẩn bị đủ và đúng các loại giấy tờ có liên quan. Hãy cùng bài viết đi tìm những câu trả lời cho nhiều băn khoăn của bạn đọc “vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì?”

Khái niệm về vận chuyển hàng hóa

Để trả lời cho câu hỏi “vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì”, trước khi hết bạn cần hiểu được vận chuyển hàng hóa là một việc khá giao nhận hàng hóa từ một địa điểm này đến địa điểm khác. Thông thường gắn với các dịch vụ vận chuyển hàng hóa và có sự kí kết hợp đồng vận chuyển giữa những người nhận hàng và các người gữi hàng. Hàng hóa có thể được vận chuyển bằng nhiều loại phương tiện khác nhau tùy thuộc vào từng đặc thù của những loại hàng hóa cũng như các yêu cầu của bên nhận hàng.

Vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì?

Đối với từng loại hàng hóa thì sẽ có những loại giấy tờ, chứng từ cụ thể đi kèm đèu khác nhau. Sau đây bài viết sẽ trình bày những loại giấy tờ khá phổ biến mà không thể nào thiếu trong bất kỳ trong trường hợp vận chuyển nào.

Đầu tiên là để đảm bảo đủ điều kiện để vận chuyển thì bên phía vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển cần những giấy đi đường dành cho các dòng xe kinh doanh vận tải hàng hóa, giấy đi đường đều được cung cấp cho từng chuyến hàng và cho từng loại xe. Nội dung của giấy đi đường phải được thực hiện tại nơi đi, nơi đến và thời gian vận chuyển… nhằm một mục đích để thể hiện một cách rõ ràng các hành trình của chuyến xe để dễ dàng kiểm soát.

Ngoài ra, không thể nào thiếu giấy tờ xe, bao gồm:

• Giấy phép đăng ký xe ô tô.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm các loại.
• Giấy chứng nhận kiểm định và được dán tem kiểm định.
• Giấy lưu hành cho xe quá khổ và quá tải (nếu có).
• Phù hiệu xe…
• Giấy chứng nhận đăng ký giấy phép kinh doanh vận tải theo ngành nghề.

Các loại giấy tờ trên là để luôn đảm bảo bên phía để vận chuyển đáp ứng được điều kiện cần để thực hiện một công việc vận chuyển.

Tuy nhiên, để công việc vận chuyển hàng hóa cần những loại giấy tờ gì cho đầy đủ, có căn cứ và hợp pháp hay không thì cần phải bổ sung thêm những giấy tờ sau:

Hợp đồng vận chuyển

Đây là các chứng từ để đảm bảo khâu vận chuyển là hợp pháp, đồng thời cũng là những căn cứ để xác minh và quy định rõ ràng quyền hạn và nghĩa vụ của cả hai bên liên quan đến công việc vận chuyển hàng hóa, chính là chứng từ có tính pháp lý để giải quyết khi không may có xảy ra tranh chấp. Thông thường, một hợp đồng vận chuyển sẽ thể hiện những nội dung sau:

• Số lượng hàng hoá.
• Thời gian và địa điểm nhận hàng và trả hàng.
• Cước phí vận chuyển, hình thức và thời điểm thanh toán.
• Những thoả thuận khác về những nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn mỗi bên.

Đối với vận tải hàng hoá cần chi tiết thêm về:

• Những quy cách tính chất của hàng hoá.
• Phương thức giao và nhận hàng hoá.
• Những điều kiện khác về: Hải quan, quản lý thị trường và kiểm dịch…

Phiếu giao hàng

Được sử dụng để làm điều chứng minh cho việc vận chuyển đã hoàn thành và thanh toán thu cước phí vận chuyển.

Phiếu giao hàng thường do người tài xế xe giữ một liên và một liên giao cho các chủ hàng và một liên được nộp lại cho nhiều đơn vị vận tải cùng giấy đi đường.

Ngoài ra, trong những tình huống tùy theo từng mục đích của công việc vận chuyển thì cần thêm nhiều loại giấy tờ cụ thể khác nhau, ví dụ như: Trường hợp hàng hóa được điều động của nội bộ thì cần thêm những loại hóa đơn bán hàng cùng với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và kèm theo một lệnh điều động nội bộ.

Hoặc đối với loại hàng hóa xuất kho để bán, đưa đi trao đổi, biếu hay tặng hoặc dùng trong nội bộ thì chỉ cần đến hóa đơn và hợp đồng bán hàng.

Còn trong trường hợp vận chuyển hàng hóa giao lại cho những đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng thì cần đến các phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo một lệnh điều động nội bộ hoặc là hóa đơn bán hàng.

Nếu vận chuyển là để mục đích đưa đến những bộ phận gia công thì phải có phiếu xuất kho ghi rõ chi tiết xuất hàng đưa gia công kèm theo một bảng hợp đồng gia công. Hoặc trường hợp là vận chuyển hàng hóa để đưa đi bán lưu động hoặc đi dự hội chợ triển lãm thì lại cần đến một lệnh điều động nội bộ cùng với các phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho một người vận chuyển.

Còn đối với những loại hàng hóa bị sai cách và chất lượng phải xuất trả lại cho bên bán thì cần đến hóa đơn liên quan đến công việc bán hàng để làm căn cứ cho công việc lưu thông trên đường.

Như vậy qua bài viết “vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì?” đã trình bày các chi tiết về những loại giấy tờ không thể nào thiếu trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa. Hi vọng qua nội dung ở trên có thể là những nguồn kiến thức hữu ích cho các bạn đọc và đặc biệt là các người làm trong lĩnh vực kinh doanh vận tải.

Bạn có thể tham khảo thêm những bài viết liên quan khác tại đây:

• Ứng Dụng/ App Chuyển Nhà, Vận Chuyển Hàng Hóa Thông Dụng Nhất Hiện Nay
• [Bật Mí] Cách đóng gói hàng hóa dễ vỡ an toàn khi vận chuyển
• Hàng cấm là gì? Danh mục hàng cấm vận chuyển