Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp cho bạn giảm thiểu bớt chi phí cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa khâu kiểm tra số lượng hàng đang tồn trong kho. Tránh tình trạng mất mát, nhầm số lượng bên trong kho. Vậy, để quản lý kho tốt, những cá nhân, doanh nghiệp cần nắm vững những bước trong quy trình quản lý hàng tồn kho.
Khái niệm kho là gì? Quản lý kho là gì?
Khái niệm về kho
Đầu tiên khi bạn nhắc đến quản lý kho chúng ta cần nên hiểu khái niệm kho. Kho là nơi lưu trữ, chứa đựng, bảo quản những loại hàng hóa, vật tư của tổ chức, doanh nghiệp,… Tại những kho hàng, hàng tồn kho liên tục được kiểm kê và hoạt động việc xuất nhập kho diễn ra luôn thường xuyên, nhằm cung ứng sản phẩm, hàng hóa kịp thời cho khách hàng. Có thể nói, kho là một nơi quan trọng, liên quan trực tiếp đến công việc tổ chức, bảo quản hàng hóa của nhà bán hàng.
Quản lý kho là gì?
Quản lý kho là một việc kiểm soát những hoạt động hàng ngày của kho hàng như: xuất – nhập – tồn kho, lưu chuyển kho,… Quản lý kho hiệu quả sẽ giúp cho giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng hay doanh nghiệp.
Quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp có được các lợi ích gì? Tại sao doanh nghiệp lại phải thực hiện đầy đủ các quy trình quản lý kho hàng? Bởi vì nếu không có quy trình cụ thể, hệ thống lưu trữ hàng của bạn sẽ không được chặt chẽ, dễ dàng phát sinh nhiều lỗi làm thất thoát hàng, gây ảnh hưởng và đem đến hậu quả lớn cho doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải có một quy trình quản lý kho hàng chặt chẽ, để sự lưu thông hàng hóa được diễn tốt nhất.
Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:
- Giúp những hoạt động, vận hành trong kho được diễn ra một cách trơn tru và xuyên suốt: Khi thực hiện quy trình quản lý kho, những khâu hay các bộ phận chỉ cần nắm đúng quy trình và tuân thủ thực hiện theo quy trình đã được đề ra.
- Giúp cho doanh nghiệp có thể bám sát được tình hình xuất nhập kho, số lượng hàng còn tồn trong kho, chất lượng hàng hóa bằng các con số chính xác. Để từ đó, doanh nghiệp sẽ có chiến lược phù hợp để phát triển.
- Giúp người chủ có thể an tâm để thực hiện những công việc khác: Nếu quy trình quản lý kho được nghiêm ngặt, nhân viên phải nghiêm túc tuân thủ thực hiện những bước làm sẽ tạo ra tâm lý vững vàng cho người làm chủ.
- Quy trình xuất nhập khẩu kho hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp thời gian cho các quá trình được rút ngắn, tiết kiệm tối đa thời gian, nhân lực và cả chi phí cho doanh nghiệp.
- Tăng sự hài lòng của khách hàng: khi quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ tạo tác phong làm việc trở nên nhanh nhẹn, chuyên nghiệp, từ khâu tìm kiếm sản phẩm cho đên xuất sản phẩm.
Những khâu trong quy trình quản lý kho vật tư và hàng hóa
Những bước thực hiện quy trình quản lý kho hiệu quả và chuyên nghiệp:
Quy trình quản lý mã hàng:
Bước 1: Khi phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý trực tiếp có nhu cầu cần thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, đầu tiên sẽ gởi yêu cầu cụ thể đến bộ phận hoặc người phụ trách mã hàng.
Bước 2: Bộ phận mã hàng sẽ từ đó căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.
Bước 3: Thực hiện cập nhật:
Với yêu cầu cần cấp mã mới: Áp dụng cho các sản phẩm mới vừa nhập, chưa tồn tại mã hàng trong kho ở trước đó. Cán bộ phụ trách sẽ dựa vào tính chất của hàng hóa, chủng loại để đặt mã hàng hoá theo quy tắc chung, và cập nhật thông tin của sản phẩm vào hệ thống.
Với yêu cầu cần thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét yêu cầu, đánh giá sự cần thiết. Nếu hợp lý sẽ bắt đầu xóa hoặc cập nhật mã mới theo đúng tiêu chuẩn, còn không sẽ thông báo từ chối yêu cầu trong phòng kế hoạch.
Bước 4: Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho những bộ phận liên quan, sự thống nhất mã hàng sẽ tạo nên sự thuận lợi cho quy trình lưu kho hàng hóa về sau.
Xem thêm: [Hướng dẫn] Quy cách đóng gói hàng hóa đúng chuẩn, Ship Cod là gì? Cách Ship Cod? Kinh nghiệm sử dụng Ship Cod?
Quy trình quản lý hoạt động nhập hàng hóa, nguyên vật liệu hay thành phẩm
Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu
Bộ phận đề xuất khi có yêu cầu cần nhập liệu phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp thông báo với những phòng ban khác như: kế toán, kho, phòng kế hoạch vật tư,… để kịp thời bố trí nguồn nhân sự và cập nhật thông tin
Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu
Thủ kho căn cứ vào từng đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng như ban đầu, tiến hành đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu đã nhập vào, đồng thời kiểm tra về chất lượng của chúng. Nếu như có hỏng hoặc kém chất lượng bạn cần báo ngay cho nhà cung cấp để có thể kịp thời khắc phục. Sau đó bạn nhận từ nhà cung cấp hóa đơn của mặt hàng.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho thường do các thủ kho đảm nhận. Phiếu nhập kho bao gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của bên thủ kho và bên giao hàng. Một liên bên thủ kho lưu lại, một liên do bên kế toán giữ và liên cuối cùng đưa lại cho người giao hàng.
Bước 4: Hoàn thành nhập kho
Thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu vào, sắp xếp vào những khu vực phù hợp sao cho hợp lý và thuận tiện khi lấy nguyên vật liệu, sau đó bắt đầu ghi nhận thông tin vào thẻ kho.
Tất cả những thông tin của hàng hóa sau đó mới cần cập nhật ngay vào hệ thống quản lý kho hàng.
Những bước trong quy trình quản lý hàng xuất kho hàng hóa
- Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng hóa.
- Bước 2: Kiểm tra hàng đang tồn kho.
- Bước 3: Lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng.
- Bước 4: Xuất kho
- Bước 5: Cập nhật thông tin chính xác ngay khi bạn vừa xuất kho xong và tránh trường hợp quên.
Quy trình quản lý khi vận chuyển kho thành phẩm
- Bước 1: Đơn vị khi có nhu cầu chuyển kho cần gởi đề xuất lên ban giám đốc, trong đó nếu như rõ địa điểm và mức độ cần thiết của việc chuyển kho.
- Bước 2: Ban giám đốc khi đã nhận được yêu cầu nên xem xét kĩ lưỡng, nếu chấp thuận, yêu cầu sẽ được đưa đến khâu kế toán.
- Bước 3: Kế toán nhận được thông tin từ bên phía giám đốc, cần thông báo đến đơn vị quản lý kho về thời điểm chuyển kho, số lượng người hỗ trợ và lập phiếu xuất kho
- Bước 4: Thực hiện công việc chuyển kho. Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng và những người đã có trách nhiệm phải ký nhận đầy đủ vào những biên nhận cần thiết trước khi xuất hoặc nhập kho.
- Bước 5: Kế toán cập nhập lại các thông tin trên hệ thống quản lý kho hàng
Bài viết trên đây là những bước để thực hiện quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Những doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cần phải nắm vững các bước, phân bổ nhân sự sao cho hợp lý nhất để thực hiện quy trình quản lý hàng tồn kho được hiệu quả và chuyên nghiệp.
Bạn có thể tham khảo thêm các bài viết khác tại đây:
