Quy trình quản lý kho là gì? Có nên sử dụng quy trình quản lý kho?

Quy trình quản lý kho là gì? Có nên sử dụng quy trình quản lý kho?

Quy trình quản lý kho là gì? Quy trình của nghiệp vụ quản lý kho như thế nào để hiệu quả? Đọc ngay bài viết sau đây để tìm hiểu ngay 7 bước trong quy trình quản lý kho theo ISO chuẩn và đơn giản cho những shop bán lẻ nhé!

1. Quy trình quản lý kho là gì?

Làm theo cách quản lý kho hàng hiệu quả trong lần bán lẻ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý những hoạt động của kho từ khi hàng hoá hoặc những nguyên vật liệu vào kho cho đến khi xuất hàng đi.

Quy trình quản lý kho cơ bản sẽ bao gồm 7 bước: nhập kho, lưu kho, nhặt hàng, đóng gói – xuất kho, hoàn hàng, kiểm hàng và báo cáo kiểm toán.

Tối ưu hoá 7 bước quản lý kho này sẽ giúp cho bạn tiết kiệm chi phí và tối ưu không gian lưu trữ của kho hàng.

2. Tại sao cần phải có quy trình quản lý kho?

Khi có quy trình quản lý kho chuẩn, bạn sẽ tối ưu thời gian cũng như chi phí cho công việc quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng:

  • Nhanh chóng nắm bắt được số lượng tồn kho của từng mặt hàng khi có biến động xuất – nhập hàng.
  • Tối đa hoá không gian để lưu trữ của kho hàng, giảm thất thoát, hỏng hóc trong suốt quá trình lưu trữ hàng hoá.
  • Tối ưu thời gian nhặt hàng, đóng gói giúp việc xử lý đơn hàng nhanh chóng và tăng hiệu quả bán hàng.
  • Giảm tỷ lệ hoàn hàng bằng cách quản lý những nguyên nhân khách trả hàng để có thể xử lý vấn đề tận gốc.
  • Quy trình quản lý kho chính xác thì những báo cáo kho, báo cáo doanh thu và lãi lỗ cũng sẽ được tính toán 1 cách chính xác.
Quy trình quản lý kho giúp bạn tối ưu thời gian và chi phí quản lý kho
Quy trình quản lý kho giúp bạn tối ưu thời gian và chi phí quản lý kho

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý kho miễn phí, tiện ích nhất hiện nay

3. Quy trình quản lý kho chuẩn nhất hiện nay

Như đã nói ở trên, quy trình quản lý kho sẽ bao gồm 7 bước từ công đoạn nhập kho, lưu kho đến nhặt hàng, đóng gói, trả hàng, kiểm hàng và báo cáo. Sau đây chúng ta sẽ đi lần lượt qua từng bước của quy trình quản lý kho theo ISO và làm thế nào để tối ưu hoá những bước này giúp bạn quản lý kho hàng hiệu quả.

Bước 1: Nhập kho

Nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho và cũng là bước quan trọng nhất giúp việc quản lý tồn kho chính xác.

Để thực hiện quy trình nhập kho, bạn cần phải kiểm tra nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm.

Nếu không thực hiện công đoạn này nghiêm túc thì có thể dẫn đến nhập kho sai và dẫn đến ảnh hưởng tới bước tiếp theo.

Việc nhập kho kỹ càng, cẩn thận cũng sẽ giúp cho bạn lọc ra được các sản phẩm bị hỏng hóc, tránh được thất thoát, thiệt hại cho các cửa hàng khi bán hàng sau này.

Bước 2: Lưu kho

Sau khi đã nhập kho hàng hoá từ nhà cung cấp, bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho là việc lưu kho. Sau khi nhận hàng bạn nên sắp xếp hàng hoá vào trong kho sao cho thật khoa học và hợp lý.

Điều này không chỉ giúp cho bạn sắp xếp kho nhanh hơn, tối đa hoá không gian kho cũng như có thể dễ dàng tìm kiếm và nhặt hàng khi bán hàng.

Lưu kho là bước dễ bị xem nhẹ trong quá trình quản lý kho, tuy nhiên thì đây lại là bước giúp tăng cao hiệu quả quản lý kho.

Khi xếp dỡ hàng hoá vào những kệ trong kho, bạn nên xếp cùng 1 sản phẩm ở trên cùng 1 ngăn kệ để đỡ mất thời gian tìm kiếm cũng như các hạn chế nhầm lẫn khi nhặt hàng.

Nếu như không có nhiều không gian thì có thể xếp mỗi hàng trong một kệ là một sản phẩm khác nhau.

Lưu kho hàng hoá
Lưu kho hàng hoá

Bước 3: Nhặt hàng

Nhặt hàng là hành động để thu thập hàng trong kho và thực hiện đơn hàng của khách hàng. Đây là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho hàng, chiếm khoảng 55% tổng phí vận hành kho.

Chính vì vậy, khi tối ưu được quy trình này các bạn sẽ giảm đáng kể chi phí đồng thời tăng hiệu quả quản lý kho, hạn chế việc nhầm lẫn hàng hoá và giúp tăng trải nghiệm của khách hàng.

Nếu như bước lưu kho trong quy trình quản lý kho ở trên được thực hiện hiệu quả thì việc nhặt hàng không có gì khó khăn cả.

Hiện nay, có thể chia thành 2 cách nhặt hàng đó là nhặt theo đơn hàng và nhặt theo cụm:

  • Nhặt theo đơn hàng: Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ bắt đầu in đơn hàng ra và giao cho nhân viên kho để nhặt những sản phẩm có trong đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với những shop kinh doanh nhỏ và có ít đơn hàng trong ngày.
  • Nhặt theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ nhóm lại nhiều đơn hàng với nhau, sau đó sẽ xuất ra danh sách những mặt hàng kèm số lượng. Nhân viên kho sẽ nhặt hàng theo với số lượng các sản phẩm đó, sau khi hoàn thành mới có thể chia ra các đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với những shop có nhiều đơn hàng giúp cho bạn có thể hoàn thành được nhiều đơn hàng cùng lúc.

Nếu sử dụng phần mềm quản lý kho hàng đơn giản như Sapo POS thì tính năng ghi chú điểm lưu kho sẽ hỗ trợ rất hiệu quả cho các bạn trong quy trình quản lý kho.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Đóng gói là bước kế tiếp trong quy trình quản lý kho giúp cho bạn gom lại những sản phẩm theo từng đơn hàng sau khi nhặt hàng và chuẩn bị vận chuyển đến cho khách. Việc này cần được xử lý cẩn thận và chính xác để hạn chế sai sót, nhầm lẫn dễ dẫn đến hoàn hàng.

 

Đóng gói hàng hoá
Đóng gói hàng hoá

Quy định đóng gói của từng cửa hàng có thể khác nhau nhưng cần phải đáp ứng được 2 mục đích quan trọng:

  • Đảm bảo an toàn và giảm thiểu tối đa hư hại cho hàng hoá trong suốt quá trình giao vận.
  • Tối ưu khối lượng của việc gói hàng để có thể giảm thiểu chi phí giao hàng.
  • Sau khi đã hoàn thành đóng gói thì bạn sẽ giao cho các đơn vị vận chuyển, lúc này hàng hoá sẽ được ghi nhận là đã xuất kho và trừ đi cho số lượng tồn kho.

Bước 5: Hoàn hàng

Đương nhiên không khâu nhà bán hàng nào lại mong muốn có những bước này, tuy nhiên thực tế không thể tránh khỏi là những vẫn có một tỷ lệ nhất định số lượng đơn hàng bị trả lại.

Trả hàng là một quy trình quản lý kho khá phức tạp, tuy nhiên có một số nguyên tắc về việc quản lý kho khi trả hàng bạn cần tuân thủ:

Khách trả hàng cần đúng với chính sách trả hàng và nêu rõ những nguyên nhân và các lý do trả hàng này cũng cần được ghi lại cẩn thận để có thể đưa ra nhiều điều chỉnh phù hợp để giảm tỷ lệ hoàn hàng.

Có quy định với những hàng hoá bị trả lại ví dụ: nhập lại hàng vào kho, sửa chữa, tái chế và tiêu huỷ hay trả lại cho nhà sản xuất,…

Doanh thu, lợi nhuận của các mặt hàng bị hoàn lại cũng như cần phải được khấu trừ tương ứng.

Bước 6: Kiểm hàng

Kiếm hàng là một hoạt động nên được thực hiện thường xuyên chứ không phải một năm mới làm một lần hoặc chỉ khi nào phát hiện ra vấn đề, hoặc thất thoát trong kho mới tiến hành kiếm kho.

Kiểm kê hàng háo thường xuyên để tránh mất mát
Kiểm kê hàng háo thường xuyên để tránh mất mát

Bạn chỉ cần đảm bảo cho kho luôn sắp xếp gọn gàng và có một quy trình kiểm kê kho hàng hoá hợp lý thì việc kiểm kho sẽ diễn ra trơn tru và nhanh gọn lẹ thôi.

Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho hàng hóa, việc kiểm kê hàng hoá sẽ trở nên dễ hơn hơn rất nhiều. Chỉ với một chiếc máy quét mã vạch, bạn quét mã vạch trên từng món sản phẩm để đếm số lượng thực tế có trong kho.

Sau khi đã hoàn thành kiểm kho, bạn có thể thực hiện việc cân bằng kho để số lượng tồn kho trên phần mềm được cập nhật đúng với số lượng thực tế đã kiểm đếm.

Bước 7: Thống kê báo cáo

Những thống kê, báo cáo kho sẽ cho bạn một cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho.

Dưới đây là một số loại báo cáo kho cần phải có để giúp cho bạn có thể đánh giá hiệu quả quản lý kho cũng như đưa ra một kế hoạch nhập hàng, xả hàng kịp thời, phù hợp:

  • Sổ kho: Quản lý thông tin xuất, nhập và tồn kho.
  • Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của cửa hàng và những chi nhánh (nếu có).
  • Báo cáo vượt/dưới định mức: Xem những mặt hàng đang tồn vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức để có kế hoạch xả/nhập hàng hoá phù hợp.
  • Gợi ý nhập hàng: Những mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức.
  • Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hoá đang thiếu hụt, hỏng hóc và lý do gây thất thoát.

Để quản lý được số lượng nhập – xuất – tồn kho thì bạn có thể quản lý bằng sổ sách, excel, tuy nhiên với một cửa hàng bán lẻ, một phần mềm quản lý kho sẽ là trợ thủ đặc lực không thể thiếu giúp cho bạn tự động hoá quy trình quản lý kho.

Bạn có thể tham khoả thêm:

[Chia sẻ] Kinh nghiệm thuê kho bãi, nhà xưởng hiện nay

[Chia sẻ] Đâu là các yếu tố lựa chọn kho hàng tốt nhất?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

0979.847.807

0909.847.807